Einführung

Der Erfolg eines M365 Projektes hängt von der individuellen Anpassung auf die Anforderungen des Kunden ab. Dabei führt ein paralleler Ansatz bestehend aus der technischen Bereitstellung sowie einem starken Endbenutzerfokus zum Erfolg. Leider wird häufig eher ein sehr IT-gesteuerter Ansatz verfolgt, bei welchem der Endbenutzer nur eine untergeordnete Rolle spielt. Dies hat langfristig ein Problem hinsichtlich der Akzeptanz und Einbindung der Anwender zur Folge.

Weiterbildung

Unsere Weiterbildungskonzepte werden individuell auf jeden Kunden zugeschnitten. Dabei berücksichtigen wir alle für den Anwender relevanten Einstellungen der Mandantenkonfiguration. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass keine Funktionen gezeigt werden, die ggfs. deaktiviert oder nicht im Standard konfiguriert sind. Auch unternehmensspezifische Informationen können somit direkt in die Seminare eingebaut werden.

Akzeptanz

Menschen verändern sich nicht gerne - egal ob Privat oder im Beruflichen Umfeld. Jahrelang gewachsene Prozesse und Strukturen lassen sich nur schwer Aufbrechen und anpassen. Besonders bei der Einführung einer neuen Technologie und Softwareprodukten ist Fingerspitzengefühl gefragt.

Nichts ist schlimmer als das die eigenen Mitarbeiter die Änderungen im Unternehmen ablehnen und boykottieren. Hierbei ist es egal wie gut die Neuerung ist.

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Einführungskonzept

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Projektvorbereitung

In dieser Phase wollen wir den Kunden besser kennenlernen. Wie sieht die bisherige Infrastruktur aus? Welche Abhängigkeiten können eine Herausforderung darstellen? Wir legen gemeinsam ein entsprechendes Projektteam fest, welches uns über die gesamte Dauer als fachliche Ansprechpartner mit einem guten Draht in die Belegschaft unterstützen kann. Wichtig hierbei sind die Einbindung von Datenschutz, Betriebsrat sowie der IT selbst.

Bildung eines IT übergreifenden Projektteams und deren Leitung
Verteilung der Verantwortlichkeiten und Rollen
Definition der Tätigkeitsfelder sowie Abhängigkeiten
Einbindung der Dienstleister, Abgrenzung der Tätigkeitsfelder

In dieser Phase legen wir weiterhin die Projektziele fest. In welcher Form soll Teams als Kommunikationsplattform genutzt werden? Sollen Netzlaufwerke abgelöst werden? Der Exchange Online zum Einsatz kommen?

Ziele aus der IT wie z.B. Ablösung von File-Server oder Exchange
Organisatorische Ziele wie z.B. Intranet oder Vorlagenmanagement
Prozessorientierte Ziele aus verschiedenen Fachbereichen
Fragestellungen der Unternehmenskultur sowie Kommunikation
Zusammenfassung unterschiedlicher Ziele und Themenbereiche
Festhalten der für die Themen relevanten M365 Module
Priorisierung und Zuweisung der Ziele an einzelne Projektgruppen

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Technische Bereitstellung

Unabhängig davon, ob es bereits einen Tenant gibt oder eine neuer angelegt werden muss, wird eine vollständige Konfiguration des Mandanten durchgeführt. Diese beinhaltet:

Ist-Analyse der bisherigen technischen Bereitstellung
Dokumentation der Mandantenkonfiguration
Überprüfung der aktuellen Standardeinstellungen

Falls es einen bestehenden Tenant gibt, werden nachfolgend kritische Anpassungen erfasst sowie die bisherige Konfigurationslogik überprüft:

Abhängigkeiten zwischen Modulen und Projektzielen
Abgleich von Anforderungen und aktueller Konfiguration
Definition der Anpassungen, Überprüfung der Konfigurationslogik

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Projektsteuerung

In diesem Modul werden der Projektstand sowie alle notwendigen Informationen für das Projektteam an einer zentralen Stelle zusammengefasst. Uns ist dabei wichtig, dass hierzu vor alle die Produkte der M365 Umgebung zum Einsatz kommen. Teams, SharePoint und der Planner werden direkt in der Projektsteuerung eingesetzt, um alle Beteiligten an die Produkte und deren Mehrwerte heranzuführen.

Anlage eines Projektteams innerhalb von Microsoft Teams
Strukturierung der Kanäle in Abhängigkeit der einzelnen Themenbereiche
Ablage relevanter Dokumente auf dem zugehörigen SharePoint
Vorlage eines auf SharePoint Lists basierenden Projektplans
Anlage eines Planner zur Delegation einzelner Aufgaben im Projektteam

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Einbindung der Module

Auf Basis der ausgewählten M365 Modulen, werden diese nun sukzessive ausgerollt. Dabei bestehen gewisse Abhängigkeiten zwischen den Themenbereichen, welche unsererseits überprüft und im Konzept berücksichtigt werden. Nachfolgend finden Sie die Einbindung der drei wichtigsten Module: OneDrive, Microsoft Teams sowie SharePoint in sinnvoller Reihenfolge:

OneDrive

Überprüfung der Grundkonfiguration, Anpassungen
Definition der internen sowie externen Freigabemechanismen
Technische Bereitstellung des OneDrive Clients
Erarbeitung einer OneDrive Richtlinie durch die Projektgruppe
Festlegen des Einführungszeitraums inkl. finalem Datum
Planung Anwenderseminare – Teilnehmer, Termine
Schulungsmodul: "Teams – Dokumentenmanagement"
Festlegung der Organisation für anstehende Schulungen
Freischaltung des OneDrive für Anwender
Durchführung der Seminarreihe als Online-Trainings

Microsoft Teams

Überprüfung der Grundkonfiguration, Anpassungen
Bereitstellung zusätzlicher Teams Apps bei Bedarf
Technische Bereitstellung des Teams Clients
Erarbeitung einer Teams Richtlinie durch die Projektgruppe
Festlegen des Einführungszeitraums inkl. finalem Datum
Schulungsmodul: "Teams – Besprechungen einrichten und moderieren"
Festlegung der Organisation für anstehende Schulungen
Durchführung der Seminarreihe als Online-Trainings

SharePoint

Überprüfung der Grundkonfiguration, Anpassungen
Automatisierten Erstellungsprozess für Teams einrichten
Namenskonvention für Teams sowie Kanäle definieren
Erarbeitung einer SharePoint Richtlinie durch die Projektgruppe
Festlegen des Einführungszeitraums inkl. finalem Datum
Schulungsmodul: "Teams – Verwaltung von Teams und Kanälen"
Festlegung der Organisation für anstehende Schulungen
Durchführung der Seminarreihe als Online-Trainings

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Projektüberwachung

Parallel zur Einbindung der einzelnen Module wird das Projekt unserseits weiterhin begleitet und überwacht. Dazu gehören folgende Bereiche:

Einbindung Datenschutz, Betriebsrat

Benennung relevanter Themenbereich für diese Ansprechpartner
Abstimmung bzgl. Betriebsvereinbarung, Richtlinie
Bereitstellung von Vorlagen, Unterstützung der individuellen Anpassung

Unterstützung des Projektteams

Support des Projektteams in allen Fragestellungen durch Dienstleister
Hilfestellungen für Projektgruppen bei individuellen Themen
Jour Fixe mit dem Projektteam zur Überprüfung des aktuellen Status

Überwachung des Projektfortschritts

Begleitung der Projektgruppen in ihren Themenbereichen
Bereitstellung von Vorlagen für Richtlinien
Dokumentation sowie Steuerung des Fortschritts

Weiterbildungskonzept

Wir unterteilen die Seminare dabei in 6 einzelne Schulungsmodule. Dies ermöglicht es, diese entweder als einzelne Termine oder in einer kombinierten Version anzubieten. Abhängig von der gewünschten Zeitplanung des Kunden.