Herausforderung Mitarbeiter

Die größte Herausforderung jeder M365 Einführung bleibt die Akzeptanz der Mitarbeiter. Wer dieses Portfolio, ohne den Fokus auf dieses Thema zu lenken einführt, ist oftmals enttäuscht. Vielfach werden die scheinbar endlosen Möglichkeiten von vielen Anwendern nur sehr begrenzt eingesetzt. Anhänge werden weiterhin per Outlook versendet, Dokumente auf dem Netzlaufwerk abgelegt oder Projektsteuerung- und Abstimmung in Excel Listen praktiziert. Wer sich in Teams, OneDrive oder SharePoint nicht wohlfühlt, weil Funktion und Nutzen unklar sind, findet immer eine Vermeidungsstrategie. Hierbei treffen die Erwartungshaltung der Projektleitung auf die Arbeitsprozesse der Anwender. Die teils langjährigen Prozesse zu hinterfragen und weiterzuentwickeln trifft nicht automatisch auf eine breite Bereitschaft. Ablagestrukturen sind über Jahrzehnte hinweg gewachsen, Kommunikationswege eingespielt. Die Notwendigkeit solche Strukturen und Prozesse kritisch zu hinterfragen ist eine Grundbedingung für eine optimale Nutzung der M365 Produkte.

Dabei unterscheiden wir in drei unterschiedliche Nutzergruppen. Zum einen, in Form der eigenen Administratoren, des begleitenden Systemhauses oder die IT-Leitung selbst. Für diese Gruppe ist eine Einführung meist abgeschlossen, wenn der Tenant (M365 Mandant) konfiguriert und die technische Bereitstellung abgeschlossen ist. Die tatsächliche Einführung beginnt jedoch erst danach.

Zum anderen sind da die Nutzer. Diese unterteilen wir gerne in zwei Gruppen, die Power User sowie einfache Anwender. Für die Akzeptanz einer M365 Einführung sind die Power User essenziell. Sie verkörpern Ansprechpartner, Multiplikatoren sowie Botschafter für ein solches Projekt. Diese Gruppe ist klug auszuwählen. Nicht jede Führungskraft muss unbedingt ein Power User sein. Oftmals ist auch die Bereitschaft zur Konzeption und Mitarbeit in solch einem Projekt wichtiger als das eigene Knowhow.

Die Akzeptanz muss somit durch umfangreiche Seminare für Administratoren, Power User sowie Anwender geschaffen werden. Eine frühzeitige Einbindung der einzelnen Gruppen verbessert das Verständnis der gesamten Projektsituation.

Auch die Wortwahl kann den entscheidenden Unterschied machen. Wenn von "höherer Produktivität" gesprochen wird, kann dies leicht Ängste auslösen: "Bin ich nun überflüssig oder nicht gut genug?" Diese Ängste müssen ernst genommen und Herangehensweisen gezeigt werden, wie jeder Anwender seine Arbeitsumgebung mit Hilfe der neuen Produkte nach eigenen Wünschen optimieren kann.